Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Timexo Inh. Jan Röder
Dieselstraße 8
95448 Bayreuth
Deutschland
Telefon: 0921 15127951
E-Mail: info@timexo.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Beim Besuch unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät eingesetzten Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website übermittelt und vorübergehend in Server-Protokolldateien gespeichert. Erfasst werden können insbesondere die IP-Adresse des anfragenden Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem und Zugriffsstatus.

Die Verarbeitung dient einem reibungslosen Verbindungsaufbau, der komfortablen Nutzung sowie der Sicherheit und Stabilität unserer Systeme. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server-Protokolldaten werden grundsätzlich nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern keine längere Speicherung zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

3. Hosting

Wir hosten diese Website bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf („ALL-INKL“). ALL-INKL verarbeitet als unser Auftragsverarbeiter die für die Auslieferung und Absicherung der Website erforderlichen Serverdaten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Mit ALL-INKL besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt in einem Rechenzentrum in Deutschland.

4. Kontaktaufnahme und Demo-Anfragen

Wenn Sie uns per E-Mail oder über eine Demo- beziehungsweise Angebotsanfrage kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Kontakt-, Unternehmens- und Inhaltsdaten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Eine Weitergabe erfolgt nicht ohne Rechtsgrundlage.

Die Verarbeitung beruht bei vorvertraglichen Anfragen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, andernfalls auf unserem berechtigten Interesse an einer effizienten Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden in der Regel spätestens zwei Jahre nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Microsoft 365 / Exchange Online

Für unsere E-Mail-Kommunikation und die Bearbeitung von Anfragen setzen wir Microsoft 365 (Exchange Online) der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland ein. Dabei werden Kontakt-, Inhalts- und Kommunikationsdaten verarbeitet. Microsoft wird auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.

Die Verarbeitung erfolgt vorrangig in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Soweit Daten ausnahmsweise in die USA übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung auf das EU-US Data Privacy Framework und ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO.

6. Kundenkonto und Timexo-App

Der Login auf dieser Website führt zur separat betriebenen Timexo-App unter app.timexo.de. Im Rahmen eines Kundenkontos werden insbesondere Stamm-, Benutzer-, Personal-, Zeit-, Abwesenheits- und Abrechnungsdaten verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung der gebuchten Funktionen erforderlich ist. Art und Umfang richten sich nach dem jeweiligen Vertrag und der Nutzung durch das Kundenunternehmen.

Bei der Verarbeitung von Beschäftigtendaten handelt Timexo regelmäßig als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Kunden. Hierfür gelten die vertraglichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung sowie die innerhalb der App bereitgestellten Datenschutzinformationen. Die Rechtsgrundlage aufseiten des Kunden richtet sich nach dem jeweiligen Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnis.

7. Bestellungen und Zahlungsabwicklung mit Stripe

Für Bestellungen, Abonnements, Rechnungsstellung und elektronische Zahlungen setzen wir Dienste der Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland ein. Abhängig von der gewählten Zahlungsart verarbeitet Stripe insbesondere Kontaktdaten, Rechnungsdaten, Zahlungsinformationen, Transaktionsdaten und technische Daten zur Betrugsprävention.

Die Verarbeitung ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erforderlich. Stripe kann Daten an verbundene Unternehmen und Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln. Dabei kommen die gesetzlich vorgesehenen Übermittlungsmechanismen, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse und EU-Standardvertragsklauseln, zum Einsatz. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe.

8. Weitergabe von Daten

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben, die Übermittlung zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder die Weitergabe zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.

Daten erhalten nur interne Stellen und beauftragte Dienstleister, die sie für Hosting, Kommunikation, Betrieb, Support, Abrechnung oder Vertragsabwicklung benötigen. Auftragsverarbeiter werden gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.

9. Cookies und technisch notwendige Speicherung

Diese Website verwendet nur technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen, soweit sie für Sicherheit, Seitendarstellung, Zugriffsschutz oder ausdrücklich angeforderte Funktionen erforderlich sind. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Analyse- oder Marketing-Cookies werden auf timexo.de derzeit nicht eingesetzt. Sollten künftig optionale Dienste hinzukommen, werden diese erst nach Ihrer wirksamen Einwilligung aktiviert.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Wegfall des Zwecks werden die Daten gelöscht oder, soweit eine Löschung noch nicht zulässig ist, für die weitere Verarbeitung gesperrt. Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen können gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren unterliegen.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO, Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO und Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Außerdem können Sie sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

12. Widerspruchsrecht

Werden Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, können Sie gemäß Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Zur Ausübung des Widerspruchsrechts genügt eine Nachricht an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

13. Datensicherheit

Wir verwenden eine verschlüsselte TLS-Verbindung und angemessene technische sowie organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

14. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich unsere Website, die eingesetzten Dienste, die Rechtslage oder die Verarbeitungsabläufe ändern.

15. KI-Hilfefunktion der App: DeutschlandGPT

In der Timexo-App verwenden wir DeutschlandGPT ausschließlich als Hilfefunktion zur Erklärung der Bedienung. Anbieter ist die DeutschlandGPT GmbH, Gabriele-Münter-Straße 3, 82110 Germering. Je nach Bedarf werden unterschiedliche, über DeutschlandGPT verfügbare KI-Modelle eingesetzt. Die KI-Hilfe ist keine automatische Personalbewertung und trifft keine Entscheidungen über Beschäftigte.

Wenn Sie eine Frage an die freigeschaltete KI-Hilfe senden, werden Ihre Eingabe, der für die Antwort mitgesendete Gesprächsverlauf und allgemeine Bedienungshinweise an die DeutschlandGPT-API übermittelt. Hinzu kommen technische Verbindungs- und Nutzungsdaten, die zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich sind. Die Hilfefunktion liest nicht selbstständig Personalakten, Zeitbuchungen oder andere Beschäftigtendaten aus der App aus und verändert diese nicht. Personenbezogene Angaben, die Sie selbst in eine Frage schreiben, können jedoch Bestandteil der übermittelten Inhalte sein. Bitte geben Sie deshalb keine Namen von Beschäftigten, Gesundheitsdaten, Zugangsdaten oder sonstigen vertraulichen personenbezogenen Informationen ein.

Die Verarbeitung dient der Beantwortung von Bedienungsfragen. Soweit Timexo hierfür selbst Verantwortlicher ist, beruht sie auf unserem berechtigten Interesse an einer nutzerfreundlichen Unterstützung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; soweit sie zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich ist, auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Daten, die wir im Auftrag eines Kundenunternehmens verarbeiten, gelten dessen Weisungen und die Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Ziffer 6.

Informationen zur Datenverarbeitung durch DeutschlandGPT, zu den eingesetzten Dienstleistern und den Datenschutzbedingungen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von DeutschlandGPT und den Bedingungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Ergänzende Auskünfte zur KI-Hilfefunktion in Timexo erhalten Sie über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

16. E-Mail-Versand der App über ALL-INKL

Für den technischen Versand von E-Mails aus der Timexo-App nutzen wir die SMTP-Dienste von ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf. Dieser Versandweg ist von der unter Ziffer 5 beschriebenen Kommunikation über Microsoft 365 / Exchange Online zu unterscheiden.

ALL-INKL verarbeitet für die Zustellung insbesondere Absender- und Empfängeradressen, Betreff und Nachrichtentext, gegebenenfalls mitgesendete Anhänge sowie technische Versanddaten wie Zeitpunkte, Nachrichtenkennungen und Zustellstatus. Welche Inhalte versendet werden, hängt von der in der App ausgelösten Funktion ab. Auch der E-Mail-Anbieter des Empfängers verarbeitet die Nachricht für deren Zustellung und Speicherung.

Zweck ist die zuverlässige Übermittlung der durch die App veranlassten Nachrichten. Soweit Timexo selbst Verantwortlicher ist, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für einen Vertrag mit der betroffenen Person erforderlich ist, andernfalls gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer funktionsfähigen und sicheren Kommunikation. Für Nachrichten mit im Kundenauftrag verarbeiteten Beschäftigtendaten gelten die Weisungen und datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeiten nach Ziffer 6.

Für die Auftragsverarbeitung durch ALL-INKL gelten die unter Ziffer 3 beschriebenen vertraglichen Grundlagen. Für die Speicherdauer gelten die Erforderlichkeit der Zustellung und Fehlerbehebung sowie die unter Ziffer 10 genannten Kriterien; daraus folgt keine unbegrenzte Aufbewahrung von Nachrichten oder Versandprotokollen. Weitere Informationen stellt ALL-INKL in seinen Datenschutzinformationen bereit.

17. Vorbereitende Lohnbuchhaltung und Übergabe

Timexo bietet vorbereitende Lohnbuchhaltung: Wir bereiten Zeit- und Lohndaten sowie Nachweise für die Übergabe vor. Ihre beauftragte Steuerkanzlei übernimmt die eigentliche Lohnabrechnung und die euBP-Übermittlung im Rahmen ihres Abrechnungsauftrags. Der Kunde kann die bereitgestellten Daten und ZIP-Pakete selbst herunterladen und sicher weitergeben. Eine Übergabe per Download löst keinen automatischen Versand an die Steuerkanzlei oder die Deutsche Rentenversicherung aus.

Die vom Kunden beauftragte Steuerkanzlei ist durch diesen Empfang nicht automatisch Unterauftragsverarbeiter von Timexo. Der Kunde bestimmt die Empfänger und den zulässigen Umfang der Weitergabe. Die datenschutzrechtliche Rolle der Steuerkanzlei richtet sich nach ihrem tatsächlichen Auftrag. Die gesetzliche Verantwortung des Arbeitgebers bleibt bestehen; Timexos Pflichten als Auftragsverarbeiter gelten unverändert.