Checkliste: Lohnvorbereitung aus der Zeiterfassung

Fachliche Prüfung vor dem Export

Technisch exportierbare Daten sind nicht automatisch abrechnungsbereit. Ein fester Monatsabschluss verhindert, dass offene Anträge oder falsch zugeordnete Zeiten ungeprüft in die Lohnabrechnung gelangen.

Ein- und Austritte sowie Personalnummern prüfen
Fehlende Kommen-/Gehen-Buchungen klären
Urlaub, Krankheit und sonstige Fehlzeiten abgleichen
Zuschlagszeiten und Lohnarten kontrollieren
Summen je Mitarbeiter und Mandant plausibilisieren

Übergabe und Kontrollwerte

DATEV beschreibt die digitale Übernahme von Bewegungsdaten aus Zeitwirtschaftssystemen. Neben der Datei sollten Kontrollsummen und ein klar benannter Abrechnungsmonat übergeben werden. Die empfangende Stelle prüft Importmeldungen und Abweichungen.

Dateiname und Zeitraum eindeutig benennen
Export gegen Kontrollauswertung vergleichen
Importprotokoll auf Fehler prüfen
Freigabe und Rückfragen dokumentieren

Schnittstellen realistisch einordnen

Ein ASCII-Export, ein Importdatenservice und ein bidirektionaler Lohnaustausch sind unterschiedliche Verfahren. Welche Variante verfügbar ist, muss für Timexo, DATEV-Produkt und Kanzleiprozess konkret abgestimmt werden. Eine DATEV-Partnerschaft oder technische Prüfung darf nur behauptet werden, wenn sie tatsächlich vorliegt.

Antworten rund um Timexo.

Ersetzt die Lohnvorbereitung die Lohnabrechnung?

Nein. Sie strukturiert und prüft Eingangsdaten. Die fachliche Abrechnung erfolgt weiterhin im Lohnprogramm durch die zuständige Stelle.

Kann eine Datei per E-Mail versendet werden?

DATEV beschreibt für ASCII-Dateien verschiedene Übertragungswege. Bei personenbezogenen Lohndaten muss ein angemessen sicherer Übertragungsweg gewählt werden.

Was ist ein Bewegungsdatum?

Dazu gehören monatlich veränderliche Abrechnungswerte wie Stunden, Zuschläge, Fehlzeiten oder Einmalzahlungen – abhängig von Schnittstelle und Abrechnungssystem.